Office Manager:in / Empfangsmitarbeiter:in (Teilzeit, ab 20 Std.)

Deine Aufgaben:

Als Office Manager:in

• vorbereitende Buchhaltung (eingehende und ausgehende Rechnungen) sowie Überweisungen
• aktive Schnittstelle zu externen Dienstleistern und Partnern wie der Steuerkanzlei, den Versicherungs- und Benefit-Anbietern, der Hausverwaltung oder Handwerkern, etc.
• Verantwortung für die Organisation des Büroalltags und der Bürostruktur inkl. Empfangstätigkeit, Betreuung von Gästen
• Vertragsmanagement

Als Team-Assistenz für die Geschäftsleitung

• den Geschäftsführer und die Kolleg:innen aus der Geschäftsleitung inhaltlich und administrativ unterstützen
• klassische Sekretariatsaufgaben - schriftliche und telefonische Korrespondenz v.a. in Deutsch, aber auch Englisch
• Terminplanung und -koordination, u.a. für die Geschäftsführung, aber auch für andere Mitglieder der Geschäftsleitung
• Koordinierung und Planung von Reisen und Veranstaltungen inkl. Abrechnungen von Spesen, Auslagen und Kreditkartenbuchungen
• Betreuung und Pflege des CRM-/ERP-Systems

Projekt- oder produktbezogene Tätigkeiten - je nach Auslastung und Entwicklungswunsch sind z.B. auch denkbar:

• Umsetzung betriebsinterner Projekte
• inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von internen und Kunden-Meeting
• Unterstützende Tätigkeiten im kaufmännischen und/oder Personal-Bereich

Was Du mitbringen solltest:

Wichtig sind v.a. selbständiges, eigenverantwortliches, vorausschauendes und organisiertes Arbeiten sowie der Blick für die jeweils relevanten bzw. notwendigen Aufgaben des Büro-Alltags.

Außerdem von Vorteil:

• Belastbarkeit auch in Stresssituationen mit mehreren Aufgaben bei gleichzeitiger Verlässlichkeit/Sorgfalt
• Sehr sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (v.a. Excel, Powerpoint)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent, Eigeninitiative, Spaß an Kommunikation, Flexibilität, sicheres Auftreten
• kaufmännische Ausbildung und/oder Berufserfahrung als Office Manager:i