Office Manager:in / Empfangsmitarbeiter:in (Teilzeit, ab 20 Std.)

München
spot on news ist die führende Nachrichtenagentur für Unterhaltung und Lifestyle im deutschsprachigen Raum. Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Mitarbeiter:in für die zentrale Schnittstellenposition der Geschäftsführungs-Assistenz und des Office Managements.

Deine Aufgaben:

Als Office Manager:in

  • vorbereitende Buchhaltung (eingehende und ausgehende Rechnungen) sowie Überweisungen
  • aktive Schnittstelle zu externen Dienstleistern und Partnern wie der Steuerkanzlei, den Versicherungs- und Benefit-Anbietern, der Hausverwaltung oder Handwerkern, etc.
  • Verantwortung für die Organisation des Büroalltags und der Bürostruktur inkl. Empfangstätigkeit, Betreuung von Gästen
  • Vertragsmanagement

Als Team-Assistenz für die Geschäftsleitung

  • den Geschäftsführer und die Kolleg:innen aus der Geschäftsleitung inhaltlich und administrativ unterstützen
  • klassische Sekretariatsaufgaben - schriftliche und telefonische Korrespondenz v.a. in Deutsch, aber auch Englisch
  • Terminplanung und -koordination, u.a. für die Geschäftsführung, aber auch für andere Mitglieder der Geschäftsleitung
  • Koordinierung und Planung von Reisen und Veranstaltungen inkl. Abrechnungen von Spesen, Auslagen und Kreditkartenbuchungen
  • Betreuung und Pflege des CRM-/ERP-Systems

Projekt- oder produktbezogene Tätigkeiten - je nach Auslastung und Entwicklungswunsch sind z.B. auch denkbar:

  • Umsetzung betriebsinterner Projekte
  • inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von internen und Kunden-Meeting
  • Unterstützende Tätigkeiten im kaufmännischen und/oder Personal-Bereich

Was Du mitbringen solltest:

Wichtig sind v.a. selbständiges, eigenverantwortliches, vorausschauendes und organisiertes Arbeiten sowie der Blick für die jeweils relevanten bzw. notwendigen Aufgaben des Büro-Alltags.

Außerdem von Vorteil:

  • Belastbarkeit auch in Stresssituationen mit mehreren Aufgaben bei gleichzeitiger Verlässlichkeit/Sorgfalt
  • Sehr sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (v.a. Excel, Powerpoint)
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Organisationstalent, Eigeninitiative, Spaß an Kommunikation, Flexibilität, sicheres Auftreten
  • kaufmännische Ausbildung und/oder Berufserfahrung als Office Manager:i

Was wir Dir bieten:

Sollten Aufgaben und Profil zu dir passen, ist das unser Angebot:

  • Moderner Arbeitsplatz am Isarhochufer in München
  • Angemessene Bezahlung
  • Schrittweise Übernahme neuer Verantwortungsbereiche
  • Spannender Aufgabenbereich in einer starken Wachstumsbranche
  • Angenehmes Arbeitsklima in einem motivierten Team

Weitere Benefits bei spot on news:

  • diverse Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen in der spot on news Academy
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Auswahl aus 20 Benefits, z.B. Jobticket, Handy-Zuschuss, Sachbezug, Kilometergeld
  • regelmäßige Firmenevents – nicht nur zur Wiesn
  • familienfreundliche Arbeitszeit- und Urlaubsregelungen
  • Möglichkeit, in Ausnahmefällen remote zu arbeiten
  • Essenszuschuss bis zu 6,67 Euro/Werktag
  • Obst, Müsli, Kaffee, Tee, Wasser kostenlos
  • gute Verkehrsanbindung dank U3 Obersendling, S7/S20 Mittersendling, BOB/Meridian Siemenswerke oder A95/Mittlerer Ring